• Tietosuojaseloste / Data Privacy

Privacy Policy

Tietosuojaseloste                          

 

1.Johdanto

Arrant-Light Oy (”Arrant-Light” tai ”yhtiö”) on sitoutunut toiminnassaan suojaamaan yksilöiden henkilötietoja ja yksityisyyttä. Päivittäisessä toiminnassa yhtiölle kertyy erilaisia henkilöön liittyviä tietoja, joiden suojaaminen on tärkeää paitsi henkilölle myös yhtiölle. Yhtiössä käsitellään henkilötietoja eri syistä, ja niiden käsittelyssä yhtiö on sitoutunut noudattamaan sekä Suomen lakien mukaisia tietosuojaa koskevia sääntöjä että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita ja määräyksiä. Toiminnassa otetaan huomioon myös tietosuojaviranomaisten antamat ohjeet ja suositukset. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miksi Arrant-Light kerää henkilötietoja, ja miten voit olla yhteydessä meihin, jos sinulla on henkilötietoja tai niiden keräämistä koskevia kysymyksiä.

 

2. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Arrant-Light Oy (y-tunnus 0580543-0), Rajakivenkatu 8 20740 TURKU

 

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava

puhelin: +35822462300, sähköposti: admin@light.fi

4. Henkilötietojen kerääminen, käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa tai häneen voidaan ottaa yhteyttä. Yhtiön toiminnassa henkilötietojen antaminen perustuu pääosin vapaaehtoisuuteen tai kanssasi tehtyyn sopimukseen. Jos päätät olla antamatta tietoja, yhtiö ei joko voi tarjota palveluja sinulle tai osa tarvitsemistasi palveluista jää saamatta.

Yhtiön rekistereihin henkilötiedot tulevat pääasiassa asiakkuuksien, työnantajan velvoitteiden ja yhteistyökumppanien kanssa toimimisen myötä. Lisäksi kun käytät yhtiön verkkosivustoja, sosiaalisen median kanavia tai otat meihin yhteyttä muilla tavoin, sinulta välittyy meille henkilötietoja, esimerkiksi nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yhtiön kulunvalvonnan johdosta sinua koskevia henkilötietoja voi tallentua kun liikut yhtiön tiloissa tai piha-alueella. Joissain tapauksissa yhtiö voi saada henkilötietoja myös sinua lähellä olevilta henkilöiltä, esimerkiksi esimiehiltäsi tai kollegoiltasi. Riippuen kustakin henkilötietojen lähteestä, verkkosivustosta, sosiaalisen median kanavasta, palvelusta, sovelluksesta tai muusta käyttöyhteydestä, tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

  • tiedottaminen
  • asiakaspalvelun tuottaminen ja toiminnan kehittäminen
  • sopimus- ja viranomaisvelvoitteiden täyttäminen
  • tilastointi ja koulutus
  • yhtiön tilojen lukitusturvallisuuden ja alueiden valvonta
  • verkkosivuston kävijäliikenteen seuranta
  • verkkosivuston käyttökokemuksen kehittäminen

 

Yhtiön toiminnan puitteissa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat ensisijaisesti suostumus ja yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, mutta myös asiakkaiden elintärkeiden etujen suojaaminen sekä yhtiön omat oikeutetut edut, joihin kuuluvat esimerkiksi tietojärjestelmien ja toimintaympäristön turvallisuuden varmistaminen, yhtiön hallinnon järjestäminen sekä tuotteiden ja palvelujen laadun kehittäminen sekä markkinointi.

 

5. Henkilötietoihin liittyvät oikeutesi

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja yhtiön rekistereihin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Vastustamis- ja rajoittamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista mikäli koet, että yhtiöllä ei ole riittävää perustetta henkilötietojen käsittelyyn. Huomaathan kuitenkin, että oikeutta ei ole siltä osin kuin tietojen käsittely on välttämätöntä yhtiöstä koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi sekä oikeus vaatia tietojesi poistamista yhtiön rekistereistä. Poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojesi käsittely ja säilyttäminen rekisterissä on välttämätöntä yhtiöstä koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.

Siirto-oikeus

Sinulla on määrätyissä tilanteissa oikeus saada toimittamasi tiedot itsellesi ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos olet sitä mieltä, että yhtiö ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli tietoja käsitellään ainoastaan suostumukseesi perustuen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 6 mukaisesti.

 

6. Yhteydenotot

Kaikki yhteydenotot ja oikeuksiasi koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostitse kohdassa 3 mainittuun osoitteeseen.

Yhtiö voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Yhtiö vastaa pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

 

7. Rekistereissä käsiteltävät henkilötiedot tai henkilötietojen ryhmät

Yhtiön rekistereihin voidaan tallentaa tietoja yhtiön ja sen alihankkijoiden henkilökunnasta, asiakkaiden, yritysten ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöistä sekä yhtiön verkkosivuston käyttäjistä. Kerättävät tiedot voivat riippua käytetystä viestintäkanavasta ja tekemistäsi valinnoista kuten yksityisyydensuojaa koskevista asetuksista sekä käytössäsi olevien sovelluksista ja niiden ominaisuuksista. Yhtiö voi kerätä ja käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • Henkilön nimi ja titteli
  • Yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Yrityksen nimi, yhteystiedot ja toimiala
  • Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot
  • Teknisen valvonnan perusteella tallentuvat tiedot
  • Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot

 

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Yhtiössä henkilötietoja käsittelevät henkilökuntaan kuuluvat myynnin ja markkinoinnin ammattihenkilöt siltä osin kuin kyse on asiakassuhteiden hoitamiseen liittyvistä tiedoista, ja muu hallinnon henkilökunta siltä osin kuin kysymys on työsuhteisiin, sopimuksiin ja maksuliikenteeseen liittyvistä tiedoista. Tietojen käsittelyyn osallistuvat vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kulloinkin liittyy.

 

9. Evästeet

Arrant-Light käyttää verkkosivuillaan evästeitä (”cookie”). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle, eivätkä ne vahingoita käyttäjän päätelaitetta.

Käyttäjä voi halutessaan poistaa evästeet käytöstä selaimen asetuksista. Jos toiminto kytketään pois, voi tämä johtaa siihen, että joidenkin verkkosivujen toiminta hidastuu tai pääsy joillekin verkkosivuille estyy kokonaan.

 

10. Henkilötietojen luovutukset ja siirto

Saatamme käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia tuotannon tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen.

Lisäksi meillä on käytössä MailChimp –palvelu uutiskirjeviestintään ja sähköpostilistan hallintaan. Tiedot sijaitsevat MailChimp-palvelimella, joka on sijoitettu valvottuun palvelinkeskukseen.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhtiön alihankkijoille ja palveluntarjoajille, mutta vain siinä määrin, kuin ne osallistuvat yhtiön tuotanto- tai hallintoprosesseihin ja tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä selosteessa kuvattuihin ja yhtiön määrittämiin tarkoituksiin. Yhtiö velvoittaa heidät pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.

Yhtiö käyttää tietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy tietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Yhtiö huolehtii siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

 

11. Henkilötietojen säilytysaika

Yhtiö säilyttää henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

Yhtiö pyrkii kohtuullisin keinoin pitämään sen hallussa olevat henkilötiedot täsmällisinä poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan ja niitä päivitetään sen mukaan, kuin rekisteröity ilmoittaa yhtiölle tietojen muuttumisesta.

 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jonka avulla arvioidaan henkilöön liittyviä ominaisuuksia. Yhtiön rekistereissä olevia tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.

 

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Yhtiö kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan tai muulla tarkoitukseen soveltuvalla tavalla. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Yhtiö suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

 

Tietosuojaseloste on päivitetty 14.6.2018  

 

 

Privacy Statement  

 

1. The processing of personal data

Arrant-Light Oy (hereinafter referred to as “Arrant”) is dedicated to protecting personal data and privacy. It is important for Arrant that all personal data received during the course of daily operations will be protected. The processing of personal data is carried out according to the provisions of Finnish data protection laws and General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679).  The directions and recommendations of the Finnish Data Protection Ombudsman are also taken into consideration. The aim of this Privacy Statement is to explain why Arrant collects personal data and to provide information on how to contact Arrant with regard to any questions about the collecting of personal data.  

 

2. Controller

Arrant-Light Oy

Business ID: 0580543-0

Rajakivenkatu 8 20740 TURKU, FINLAND

 

3. Contact person in matters concerning the Register

Tietosuojavastaava

Phone: +35822462300

E-mail: admin@light.fi


4. The purpose of collecting and processing personal data

Personal data means information that allows the identification and contacting of the individual. The majority of personal data is provided voluntarily or on a contractual basis. If you decide not to provide personal data, Arrant may not be able to provide all services available or cannot provide services at all.

Personal data in the Register is mainly collected on the grounds of client relationship, employer obligations and partnership. In addition, using the websites and other social media or contacting Arrant provides Arrant with personal data, such as name, address phone number and e-mail address. The access control system used in Arrant premises may also store personal data about visitors. Arrant may occasionally receive personal data from superiors or colleagues as well.

Depending from the source of information, website, social media channel, service, application or other context of usage the information may be used for:

  • making announcements
  • customer service and operational development
  • fulfilling contractual and public authority requirements
  • compilation of statistics and training
  • controlling the security of Arrant premises
  • observing user activity on the websites
  • developing user experience on the websites

 

The processing of personal data carried out by Arrant is based on consent and complying with the requirements provided by law. The purpose of processing personal data is to protect client interests as well as legitimate interests of Arrant. These interests of Arrant are, including but not limited to, ensuring the safety of the data system and operational environment, developing product and service quality, company management and marketing.

 

5. Your rights related to data

Right of access

You are entitled to obtain information as to what personal data is being processed in the Register. Right of access may be denied under conditions provided for by law. As a principal rule, right of access shall be provided for free.

Right to restriction of processing

You are at any time entitled to deny the processing of personal data or ask the processing of personal data to be restricted provided that Arrant does not have reasonable grounds for processing personal data. However, please note that the right to restrict the processing shall not apply where the processing of personal data is necessary due to mandatory or statutory requirements.

Right to erasure (’right to be forgotten’)

You are entitled to the rectification of inaccurate personal data, the completing of incomplete personal data and the erasure of personal data concerning you. However, right to erasure shall not apply where the processing and storing of personal data is necessary due to mandatory statutory requirements.

Right to data portability

Provided that certain conditions are met, you are entitled to receive your personal data which you have provided to us and to transmit this data to another controller.

Right to opt out of direct marketing

You are at any time entitled to object the processing of personal data concerning you for direct marketing.

Right to lodge complaint

You are entitled to lodge a complaint with the competent supervisory authority if you feel that Arrant has not appropriately followed the applicable data protection rules and regulations.

Other rights

Provided that the processing of personal data is dependent on your consent you are entitled to revoke the consent at any time. The revoking of consent is done by way of notifying the controller as specified in section 6.

 

6. Contacting Arrant

All communication and requests concerning your rights related to data must be of a written form or be sent by e-mail to the address specified in section 3.

Arrant may ask you to specify the request and to verify your identity before processing the request. Arrant may refuse to fulfil the request provided that such refusal is based on applicable law.

Arrant shall provide the information within one month of receipt of the request. The period may be extended only on specific reasons.

 

7. Categories of personal data

Information about the company’s and its subcontractors’ personnel, contact persons of clients, companies and partners as well as users of the Arrant website may be stored in the Register. The data collected may vary depending on the method of communication, choices you have made regarding privacy settings and the applications used. Arrant may collect and process, including but not limited to, following information:

  • Name and title of the person (data subject)
  • Contact information (phone number and e-mail address)
  • Name, contact information and line of business of the company 
  • Information regarding online activity
  • Information stored based on technical surveillance
  • Technical information and information regarding cookies

 

8. Access to personal data

In Arrant, the processing of personal data is limited so that only appropriate staff members, based on their role and duties in the company, have access to personal data. The marketing and sales professionals have access to personal data in matters regarding client relationship, whereas other administrative personnel have access to personal data in matters related to employment, contracts and payment transactions.

 

9. Cookies

Arrant uses cookies on its websites. Cookies are small text files stored in the computer or other device of the user. Cookies do not harm the device.

Cookies may be disabled in browser settings. However, disabling cookies might affect the websites in that they slow down or that access to them is denied.  

 

10. Disclosure and transfer of personal data

Arrant may use subcontractors and service providers to assist with maintenance of the production line, customer service, administrating and analyzing user information, research, client communication and campaigns.

Additionally, we use MailChimp –service for news bulletins and administration of email lists. All related information is hosted by MailChimp –server located in controlled data center.

Personal data may be disclosed or transferred to subcontractors and service providers but only to the extent that these parties are involved in production or administrative processes of Arrant.

Third parties are not allowed to use personal data for purposes other than those mentioned in this Privacy Statement or specifically defined by Arrant. It is required of these third parties that personal data remains confidential and that adequate measures are taken to ensure protection and privacy of personal data disclosed or transferred.

Personal data may be processed by third party service providers. Provided that the service provider has access to personal data from outside the EU or EEA area, Arrant ensures that the processing is carried out in an appropriate manner and according to applicable data protection laws.

Personal data may be disclosed or transferred to authorities as requested for by competent authorities or by law.

 

11. Duration of processing personal data

Arrant stores personal data only to the extent that it is necessary for the attainment of purposes specified in this Privacy Statement. Personal data may be stored longer where required for by applicable law.

Arrant has taken adequate measures to ensure all personal data is relevant by way of deleting unnecessary information and updating personal data. Information in the Register is stored as it is received and updated Arrant is notified about the changes in personal data.  

 

12. Automated decision-making and profiling

Profiling means automated processing of personal data to assess the characteristics of individuals. Arrant does not use personal data for automated decision-making or profiling.

 

13. Changes to Privacy Statement

Arrant may change this Privacy Statement as the services and operations develop. Changes may also occur due to changes in the regulatory framework. Any changes will be announced on the websites or in another appropriate manner. Arrant recommends everyone to review the latest Privacy Statement on a regular basis. 

 

Privacy Statement updated 14.06.2018